Accounts Payable Clerk

COMPETITION No: 2024-SLPC-1712

CLASSIFICATION: Office Administration 8

COMPENSATION GROUP: OPSEU - Administrative

SALARY RANGE: $26.92 - $31.31 per hour

PERIOD OF EMPLOYMENT: Starting December 2024 or January 2025

Regular full-time

HOURS OF WORK: 36.25 hours per week

DIVISION: Corporate Services

LOCATION: Administration Building, 11 km east of Morrisburg

POSTING DATE: October 16, 2024

CLOSING DATE: November 15, 2024

LANGUAGE OF POSITION: English

AREA OF SEARCH: Open

WHAT CAN I EXPECT TO DO IN THIS ROLE?

You Will:

• Process Accounts Payable Documents: Ensure the accuracy and completeness of invoices.
• Obtain Authorizations: Secure appropriate authorization for the receipt of goods and services in accordance with the Delegation of Authority and Spending Policy and Procedures Directive.
• Liaise with Stakeholders: Communicate directly with suppliers, contractors, Ministry staff, SLPC Senior Management, and staff to discuss and resolve billing issues and discrepancies.
• Provide Guidance: Offer interpretation of tax regulations and Corporate / Ministry directives.
• Data Management: Create, input, and maintain accurate data using spreadsheets for various statistical, analytical, and expense/chargeback purposes.
• Reconcile Statements: Reconcile employee monthly corporate purchasing card statements, ensuring all supporting documentation is attached.
• Process Claims: Handle all staff travel and disbursement claims in accordance with Ontario Public Service (OPS) guidelines and directives.
• Manage Contracts: In collaboration with the IT department, manage cellular telephone contracts, equipment, and selected devices, including vendor procurement, contract oversight, and billing portfolio management.
• Assist with Payments: Regularly assist the Group Leader, Procure-to-Pay, with the preparation and issuance of payments and other tasks as required.
• Maintain Records: Ensure all financial records are accurately maintained and up to date.
• Audit Support: Assist in the preparation for audits by providing necessary documentation and information.
• Vendor Management: Maintain and update vendor files, including contact information and payment terms.
• Expense Reporting: Review and process expense reports, ensuring compliance with policies.
• Continuous Improvement: Identify and suggest improvements to the accounts payable process to enhance efficiency and accuracy.
• Perform Additional Duties: Conduct other duties as assigned by the Finance Manager.
• Promote Equity, Diversity, and Inclusion: Embody SLPC’s principles of equity, diversity, and inclusion while interacting with staff and guests.
• Conduct other duties as assigned by the Finance Manager.
  
  

HOW DO I QUALIFY?

Knowledge And Experience

You have:

• Demonstrated experience in the accounting field and/or accounts processing and maintenance of records.
• In-depth knowledge of generally accepted accounting principles (GAAP) to provide accurate accounts payable services.
• The ability to acquire knowledge of OPS financial policies and guidelines, including Procurement, Delegation of Authority and Spending Policy and Procedures, and Travel, Meal and Hospitality Directives to provide direction to staff, managers and vendors regarding accounts payable functions.
• Knowledge of procurement practices and policies to resolve accounting issues with staff as well as suppliers and contractors.
• Working knowledge of Canada Revenue Agency legislation related to Harmonized Sales Tax to respond to complex and difficult billing issues.
  
  

You Have:

COMMUNICATION AND INTERPERSONAL SKILLS

• Excellent customer service, interpersonal, communication, and presentation skills to support and serve internal and external clients.
• Strong written communication skills to prepare letters, faxes, and emails in response to queries from suppliers and staff.
• Tact and diplomacy when providing information to clients and resolving payment disagreements.
  
  

You Have:

PROBLEM-SOLVING, ORGANIZATIONAL AND ANALYTICAL SKILLS

• Analytical and mathematical skills to identify invoice and tax discrepancies and take corrective action.
• Organizational skills to prepare and maintain detailed spreadsheets for business unit chargeback purposes.
• The ability to exercise sound judgement in problem solving and decision making with minimal supervision.
• The ability to prioritize work assignments to meet demands in a high-volume environment.
  
  

Computer Skills

You have:

• Knowledge of and proficiency with financial automation software such as Sage-300 ERP financial system and AP/eExpense/Procurement automation systems.
• Experience with Microsoft Office suite with proficiency in Excel and Word to prepare reports and spreadsheets.
  
  

Other Skills

You have:

• Familiarity with office procedures and equipment (e.g. e-mail, scanning, electronic filing, etc.).
  
  

WHY WORK FOR THE ST. LAWRENCE PARKS COMMISSION?

• Belong to one of the largest employers in Ontario, the Ontario Public Service, and open the door to a diverse range of career opportunities throughout the province
• Supportive team environment
• Staff discounts
• Employee and Family Assistance Program (EFAP)
• Excellent pension and benefit plans
  
  

How To Apply:

• Please apply online, https://www.parks.on.ca/about/careers/.
• Your cover letter and resume combined should not exceed five (5) pages.
• Customize your cover letter and resume to the qualifications listed above. Using concrete examples, you must show how you demonstrated the requirements for this job.
• OPS employees are required to quote their WIN EMPLOYEE ID number when applying.
• Every external candidate must identify their prior employment in the Ontario Public Service including positions, dates of employment and any re-employment restrictions.
  
  

REMEMBER: THE DEADLINE TO APPLY IS 11:59 PM ON FRIDAY, NOVEMBER 15, 2024.

WE THANK ALL CANDIDATES FOR APPLYING, BUT ONLY THOSE SELECTED FOR FURTHER SCREENING OR AN INTERVIEW WILL BE CONTACTED.

Please be advised that the results of this competition may be used to form an eligibility list of qualified candidates to potentially fill future vacancies represented by the Ontario Public Service Employees Union (OPSEU). In accordance with the Collective Agreement, eligibility lists are shared with OPSEU representatives. By applying to this competition, you are providing consent that your name may be shared with OPSEU representatives.

The St. Lawrence Parks Commission is committed to employment equity. We welcome applications from people with disabilities, Indigenous, Black and racialized individuals, as well as people from a diversity of ethnic and cultural origins, sexual orientations, gender identities and expressions. The St. Lawrence Parks Commission is also committed to an inclusive, barrier-free selection process. We will make appropriate accommodations throughout the recruitment and selection process for applicants with disabilities. To obtain a copy of this posting in an alternative format or to request any accommodation please contact us directly through Human Resources at 1-800-437-2233, ext. 1401. Information received relating to accommodation requests will be addressed confidentially.

COMMIS AUX COMPTES CRÉDITEURS

NO DU CONCOURS : CPSL-2024-1712

CLASSIFICATION : Personnel de bureau 08

GROUPE DE RÉMUNÉRATION : SEFPO – Administratif

ÉCHELLE SALARIALE : 26,924 – 31,31$ par l‘heure

PÉRIODE D’EMPLOI : decembre 2024 ou janvier 2025

Poste permanent à temps plein

HEURES DE TRAVAIL : 36,25 heures par semaine

DIVISION : Finances et administration

ENDROIT : Bâtiment administratif, 11 km à l’est de Morrisbur

DATE DE PUBLICATION : 16 octobre 2024

DATE DE CLÔTURE : 15 novembre 2024

LANGUE DU OU DES POSTES: anglais

AIRE DE RECHERCHE : ouvert

QUELLES SERONT MES FONCTIONS DANS LE CADRE DE CE POSTE?

Vous Devrez :

• Traiter les documents relatifs aux comptes créditeurs : veiller à l’exactitude et à l’exhaustivité des factures.
• Obtenir les autorisations : obtenir les autorisations nécessaires pour la réception de biens et de services conformément à la Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers.
• Assurer la liaison avec les intervenants : communiquer directement avec les fournisseurs, les entrepreneurs, le personnel du Ministère, la haute direction de la CPSL et le personnel pour aborder et résoudre les problèmes de facturation et les divergences.
• Fournir des conseils : interpréter les règlements fiscaux et les directives de l’organisation ou du Ministère.
• Gérer les données : créer, saisir et maintenir des données précises à l’aide de feuilles de calcul à des fins statistiques, analytiques et de facturation des dépenses.
• Rapprocher les relevés : rapprocher les relevés mensuels des cartes d’achat ministérielles des employés, en veillant à ce que toutes les pièces justificatives soient jointes.
• Traiter les demandes de remboursement : traiter toutes les demandes de remboursement de frais de voyage et de débours du personnel conformément aux lignes directrices et directives de la fonction publique de l’Ontario (FPO).
• Gérer les contrats : en collaboration avec le service de TI, gérer les contrats de téléphonie cellulaire, l’équipement et les appareils sélectionnés, y compris les achats auprès des fournisseurs, la surveillance des contrats et la gestion du portefeuille de facturation.
• Aider dans le cadre des paiements : aider régulièrement le chef de groupe, Approvisionnement au paiement en ligne, dans la préparation et l’émission des paiements, ainsi que dans d’autres tâches, si nécessaire.
• Tenir à jour les dossiers : veiller à ce que tous les documents financiers sont correctement tenus et à jour.
• Soutenir les vérifications : aider à la préparation des vérifications en fournissant la documentation et les renseignements nécessaires.
• Gérer les fournisseurs : gérer et mettre à jour les dossiers des fournisseurs, y compris les coordonnées et les modalités de paiement.
• produire les rapports de dépenses : examiner et traiter les notes de frais, en veillant à leur conformité avec les politiques.
• Amélioration continue : cerner et proposer des améliorations au processus des comptes créditeurs afin d’accroître l’efficacité et la précision.
• Effectuer des tâches supplémentaires : effectuer d’autres tâches confiées par le directeur financier.
• Promouvoir l’équité, la diversité et l’inclusion : incarner les principes d’équité, de diversité et d’inclusion de la CPSL dans ses relations avec le personnel et les invités.
• Effectuer d’autres tâches confiées par le directeur financier.
  
  

À QUELLES EXIGENCES DOIS-JE RÉPONDRE?

CONNAISSANCES ET EXPÉRIENCE

Vous Avez :

• une expérience éprouvée dans le domaine de la comptabilité ou du traitement des comptes et de la tenue des dossiers;
• une connaissance approfondie des principes comptables généralement reconnus (PCGR) afin de fournir des services de comptes créditeurs précis;
• une capacité à acquérir une connaissance des politiques et lignes directrices financières de la FPO, y compris les politiques et procédures en matière d’achats, de délégation d’autorité et de dépenses, ainsi que les directives relatives aux voyages, aux repas et à l’accueil, afin de fournir des orientations au personnel, aux responsables et aux fournisseurs en ce qui concerne les fonctions liées aux comptes créditeurs;
• une connaissance des pratiques et politiques en matière d’achats afin de résoudre les problèmes de comptabilité avec le personnel ainsi qu’avec les fournisseurs et les sous-traitants;
• une connaissance pratique de la législation de l’Agence du revenu du Canada relative à la taxe de vente harmonisée afin de répondre à des problèmes de facturation complexes et difficiles.
  
  

COMPÉTENCES EN COMMUNICATION ET RELATIONS INTERPERSONNELLES

Vous Avez :

• d’excellentes compétences en matière de service à la clientèle, de relations interpersonnelles, de communication et de présentation pour soutenir et servir les clients internes et externes;
• de solides compétences en communication écrite pour préparer des lettres, des télécopies et des courriels en réponse aux demandes des fournisseurs et du personnel;
• du tact et le sens de la diplomatie lorsqu’il s’agit de fournir des renseignements aux clients et de résoudre des différends en matière de paiement.
  
  

COMPÉTENCES EN MATIÈRE DE RÉSOLUTION DE PROBLÈME, D’ORGANISATION ET D’ANALYSE

Vous Avez :

• des compétences analytiques et mathématiques pour cerner les divergences entre les factures et les taxes et prendre des mesures correctives;
• le sens de l’organisation pour préparer et tenir à jour des feuilles de calcul détaillées à des fins de rétrofacturation à l’unité opérationnelle;
• une capacité à faire preuve de discernement dans la résolution de problèmes et la prise de décision avec une supervision minimale;
• une capacité à hiérarchiser les tâches pour répondre aux demandes dans un environnement à fort volume.
  
  

COMPÉTENCES INFORMATIQUES

Vous Avez :

• une connaissance et une maîtrise des logiciels d’automatisation financière comme le système financier Sage-300 ERP et les systèmes d’automatisation AP/eExpense/Procurement;
• une expérience de la suite Microsoft Office avec une maîtrise d’Excel et de Word pour préparer des rapports et des feuilles de calcul.
  
  

AUTRES COMPÉTENCES

Vous Avez :

• une connaissance des procédures et des équipements de bureau (par exemple, courrier électronique, numérisation, archivage électronique, etc.).
  
  

POURQUOI TRAVAILLER POUR LA COMMISSION DES PARCS DU SAINT-LAURENT?

• Entrez au service de la fonction publique de l’Ontario, l'un des plus grands employeurs de la province, et ouvrez la porte à un large éventail de possibilités de carrière dans différentes régions ontariennes.
  
  

Vous Aurez Les Avantages Suivants :

• Un environnement propice au travail d’équipe
• Des réductions en tant que membre du personnel
• Le Programme d’aide aux employés et à leurs familles
• D’excellents régimes de retraite et d'avantages sociaux
  
  

COMMENT POSTULER

• Veuillez postuler en ligne, au https://www.parks.on.ca/about/careers/.
• Votre lettre d’accompagnement et votre curriculum vitæ doivent être joints en un seul fichier ne dépassant pas cinq (5) pages.
• Veuillez personnaliser votre lettre d’accompagnement et adapter votre curriculum vitæ aux qualifications indiquées ci-dessus. À l’aide d’exemples concrets, vous devez montrer comment vous répondez aux exigences de ce poste.
• Les employés de la FPO sont tenus d’indiquer leur numéro d’identification RIRH s’ils postulent.
• Les candidats externes doivent faire mention d’éventuels postes déjà occupés dans la Fonction publique de l’Ontario, y compris les titres, les dates et toute restriction à un réemploi.
  
  

RAPPEL : LA DATE LIMITE POUR POSTULER EST LE VENDREDI 15 NOVEMBRE 2024 À 23 H 59

NOUS REMERCIONS TOUTES LES PERSONNES QUI POSERONT LEUR CANDIDATURE. TOUTEFOIS, NOUS COMMUNIQUERONS UNIQUEMENT AVEC CELLES SÉLECTIONNÉES POUR UNE ANALYSE PLUS POUSSÉE DU DOSSIER EN VUE D’EFFECTUER UNE ENTREVUE

Prière de noter que les résultats de ce concours peuvent être utilisés pour dresser une liste de candidats qualifiés en vue de pourvoir d’éventuels postes vacants représentés par le Syndicat des employés de la fonction publique de l’Ontario (SEFPO). Conformément à la convention collective, une telle liste sera partagée avec les représentants du SEFPO. En posant votre candidature, vous donnez votre consentement à la communication de votre nom aux représentants du SEFPO.

À la Commission des parcs du Saint-Laurent, nous respectons l’équité en matière d’emploi. Nous invitons les personnes handicapées, les Autochtones, les Noirs et les personnes racialisées, ainsi que les personnes d’origines ethniques et culturelles, d’orientations sexuelles, d’identités et d’expressions de genre diverses, à poser leur candidature. La Commission des parcs du Saint-Laurent a mis en place un processus de sélection inclusif et sans obstacles. Tout au long du processus de recrutement et de sélection, nous prendrons les mesures d’adaptation appropriées pour les candidates et candidats handicapés. Pour obtenir une copie de cette offre et de la description du poste dans un autre format ou pour demander une mesure d’adaptation, veuillez communiquer avec nous par l’intermédiaire des Ressources humaines au 1 800 437-2233, poste 1401. Les renseignements reçus concernant les demandes d’adaptation seront traités de manière confidentielle.